מאמרים
גיוס עובדים
זכויות עובדים
חיפוש עבודה
חשיבה חיובית
יומנו של מובטל
יזמות
כספים ופיננסים
מבחן גרפולוגי
מנהיגות
מקום עבודה
ניהול עובדים
עבודה בחו"ל
קורות חיים
קריירה
ראיונות עבודה
תורה פרנסה ויהדות
פרסום
   כיצד לנהל נכון את הזמן?
לחץ להגדלה
אחד מהמשאבים המוגבלים ביותר העומדים לרשותנו במשורה בתחום ניהול הקריירה הוא הזמן. אמנם, כולנו שואפים להיות כמה שיותר פרודוקטיביים, לנצל את הזמן בצורה יעילה ולמצות את יום עבודותינו עד תום, אך בפועל גם כאשר המוטיבציה והיכולות הן גבוהות, בכל יום מגיחים גורמים בלתי צפויים ומשבשים לחלוטין ...

מאת: Allcareers
פורסם: 16/12/10 09:28

כיצד לנהל נכון את הזמן?

 

השאלה, כיצד להתמודד עם תנועת מחוגי השעון שאיננה פוסקת לעולם, איננה שאלה פשוטה. כמעט לכולנו נדמה לעיתים, שהזמן חולף כל כך מהר ושאיננו מצליחים לממש אפילו חלק קטן מחלומותינו ומשאיפותינו. גם מבחינה מעשית ויומיומית אנו נתקלים לא אחת בקשיים בניצול נכון של הזמן שלנו, שלא לדבר על ניהול הזמן מבחינת הקריירה. לרוב הפער בין המצוי לרצוי מבחינת ניצול הזמן בסוף היום הוא גדול ולעיתים מעורר אכזבה או אפילו ייאוש. ואף יותר מכך, גם אם אנו יעילים מאוד מבחינת ניצול וניהול הזמן העומד לרשותנו, הרי שבפועל ישנם אינסוף גורמים חיצוניים העלולים לחבל ולשבש את תוכניותינו. בהקשר זה, עלינו לזכור, כי הזמן הוא מטבעו חולף, וזוהי למעשה תכונתו הבסיסית ביותר. עם זאת, ניתן בהחלט ללמוד לשלוט בו ולנצלו כראוי מבחינת ניהול הקריירה וגם מבחינות אחרות.  

 

הזמן קצר והמלאכה מרובה

אחד מהמשאבים המוגבלים ביותר העומדים לרשותנו במשורה בתחום ניהול הקריירה הוא הזמן. אמנם, כולנו שואפים להיות כמה שיותר פרודוקטיביים, לנצל את הזמן בצורה יעילה ולמצות את יום עבודותינו עד תום, אך בפועל גם כאשר המוטיבציה והיכולות הן גבוהות, בכל יום מגיחים גורמים בלתי צפויים ומשבשים לחלוטין התוכניות. ישיבה שהתארכה, בעיות עם המחשב, לקוח שאחר לפגישה וכאב ראש טורדני הם כמה מהשיבושים העלולים לגרום לזמן לחמוק מתחת ידינו. חיינו רצופים אירועים שקשה לצפותם מראש או לנסות ולשלוט בהם. עם זאת, ניתן בהחלט לנהל את הזמן נכון גם לנוכח הפרעות שאינן צפויות. כדי לנהל את הזמן נכון, אין צורך במשטר צבאי קפדני או בסטופר, ומספיק לנסות להקפיד על כמה כללים חשובים.

 

תכנון זמן נכון

משימות – השלב הראשון בדרך לניהול הזמן הוא הכנת רשימה של משימות אותן צריך לעשות במהלך השבוע. שיחות טלפון, שליחת דואר אלקטרוני, כתיבת דוחות ופגישות חשובות הם כמה ממשימות אלה. רשימה זו צריכה לכלול גם משימות אישיות, כדוגמת: הזמנת תור לרופא שיניים, קניות או חיפוש בעלי מקצועלצורך שיפוץ הבית. על בסיס רשימה אינטואיטיבית זו תוכלו לבנות מאוחר יותר תוכנית עבודה מסודרת. למשקיעים מבינכם מומלץ לערוך את הרשימה בקובץ אקסל.

סדרי עדיפויות – את המשימות ברשימה יש למיין ולדרג לפי רמת החשיבות שלהן. ניתן לדרג את הרשימות בהתאם לחשיבותן על פני טופס חדש, לצבוע אותן בצבעים שונים או פשוט להשתמש בקובץ האקסל כדי למקמן במקום הנכון בהיררכיה. לאחר הדרוג הראשוני ניתן לערוך דרוג משני בסדר יורד.

חלוקת זמן – יש לבנות מערכת שעות שבועית ביחס לרשימת המשימות ולקבוע הערכת זמן עבור כל משימה. חשוב ביותר להעריך את הזמן הדרוש לביצוע לפי ניסיונכם, ולהוסיף פרק זמן נוסף להערכתם כמקדם הפרעות חיצוניות. עבדו בדיוק בהתאם למערכת השעות שבניתם, ואם יש צורך שפרו אותה בשבוע לאחר מכן בהתאם לניסיונכם.

תכנון חודשי – בנו תוכנית עבודה חודשית ביחס לאותם שלבים.

 

ניהול זמן – טיפים נוספים

התחלה וסיום – עבדו בצורה מסודרת, אל תעברו ממשימה למשימה. התחילו במשימה, הקדישו לה את הזמן הדרוש גם אם התעוררו במהלכה צרכים נוספים, ורק לאחר סיומה עברו למשימה הבאה.

דואר אלקטרוני – הדואר האלקטרוני הוא פיתרון יעיל וחסכוני מבחינת ניהול הזמן. כתיבת ההודעה עורכת מספר דקות בעוד ששיחת טלפון עשויה להימשך הרבה מעבר למה ששיערתם. כאשר יש צורך בכל זאת בשיחת טלפון, נצלו אותה גם במטרה לצור קשרים אישיים נחוצים.

יעילות – דווקא את המשימות הקשות או השנואות בצעו ראשונות. כך תוכלו להרגיש משוחררים ולהתפנות מהר יותר למשימות שקל לבצע.

האצלת סמכויות – העבירו משימות שאינכם מבצעים ביעילות מספקת או שאינן חלק הכרחי מפעילותכם למי שמסוגל לבצען טוב יותר, החל מניסוח מכתבים, דרך תיקון מכונות כביסה וכלה בשיווק בטלפון.

התאמה אישית – התאימו את מערכת השעות למגבלות וליכולות שלכם. אם אתם יעילים יותר בשעות הבוקר, רכזו דווקא בשעות אלה את הפעילויות החשובות, ולהיפך. אם ישנה משימה הדורשת מכם יותר זמן, פנו לה זמן מתאים.

ערנות ובריאות – ולבסוף, הקפידו לשמור על בריאותכם. שינה מספקת, פעילות גופנית ותזונה נכונה הן המפתח לערנות, ריכוז, מיקוד ויעילות מקסימאלית.

 

 
עכשיו חיזרו מהר לעבודה...

   תגובות  (0) הוספת תגובה
 
© Copyright 2007. All Rights Reserved. לימודי תעודה מטפלת פיתוח אתרים מפת אתר Designed by scoopsites.net